Dlaczego jest nam tak trudno efektywnie się komunikować?
Małgorzata Kusyk: To prawda, nieodpowiednia komunikacja lub jej brak to jedna z najczęstszych przyczyn problemów w projektach i nie tylko.
Brak porozumienia nie wynika wcale z naszej niechęci, ale raczej zrozumienia tego samego komunikatu w różny sposób.
Często interpretujemy to co ktoś chciał nam przekazać przez pryzmat naszych doświadczeń i zamiast dopytać, zakładamy pewne rzeczy.
To co dla nas jest oczywiste i normalne nie musi być przecież tak samo oczywiste dla drugiej osoby, a o normalności już nie wspomnę, bo co to znaczy „normalne”?
Z drugiej strony nie wysilamy się też, aby to co chcemy powiedzieć zostało zrozumiane.
Wystarczy jasno i konkretnie sformułować komunikat i upewnić się czy druga strona go zrozumiała.
A jak zaplanować zarządzanie komunikacją w złożonych projektach np. IT? Tam często widać jak na dłoni problemy – braku efektywnego porozumienia.
W projektach dodatkowo trzeba zadbać o zaplanowanie komunikacji we wszystkich kierunkach: na zewnątrz i wewnątrz; pionowo – w górę i w dół struktur organizacji oraz poziomo – wewnątrz zespołu projektowego.
Osobiście uważam, że nie ma skuteczniejszego narzędzia jak wspólnie wypracowany, dostosowany do indywidualnych potrzeb wszystkich interesariuszy – Plan Komunikacji.
Stosuje go nie tylko w projektach, ale również w planowaniu komunikacji w zespołach biznesowych, czy lokalnych grupach społecznościowych, np. PMI Gdańsk Branch.
Wszystkich zainteresowanych usprawnieniem komunikacji w zespołach projektowych zapraszam do lektury mojego artykułu na ten temat, który ukazał się w czwartym numerze magazynu Zarządzanie Projektami.
Projekty to Twoja pasja. Jaki projekt był tym kluczowym, który zdecydował o tym, że stało się to Twoją profesją?
Moja przygoda z zarządzaniem projektami zaczęła się 16 lat temu w Ericssonie.
Pewnie mało osób już dziś pamięta czasy bez telefonów komórkowych, ale to właśnie wtedy, zespół, którego byłam członkiem budował sieć telefonii komórkowej dla Polskiej Telefonii Cyfrowej ERA i to właśnie ERA była pierwszym operatorem, który ogłosił zasięg w całej Polsce – nawet pamiętam tę historyczną liczbę pierwszych 460 stacji.
Dobrze też pamiętam jak wszyscy byliśmy dumni, z tego, że jesteśmy częścią tej historycznej chwili.
Po trzech latach pracy w tym wyjątkowym zespole znalazłam sobie swój pierwszy projekt.
To nie pomyłka, znalazłam, a nie dostałam, bo proaktywność to cecha Project Managera!
Był problem, a ja miałam pomysł na jego rozwiązanie, dobre relacje z klientem i ludźmi, którzy chcieli ze mną pracować i tak zostałam liderem tego projektu.
Znalazłaś rozwiązanie przez pro aktywne myślenie a przede wszystkim takie właśnie działanie i zbudowałaś jednocześnie swój zespół!
Sukces tego pierwszego projektu uświadomił mi, że praca projektowa sprawia mi frajdę i chcę to robić w przyszłości.
Wtedy też narodziła się moja pasja do projektów, a właściwie do ludzi, bo projekty to ludzie i nic mnie tak nie motywuję jak wspólne osiąganie wielkich celów, bo w zespole jestem w stanie zrobić dużo więcej niż jako jednostka (T.E.A.M = Together Everyone Achieves More).
Co stanowi największe wyzwanie w realizacji projektów z obszaru IT i nowych technologii z którym się spotkałaś w swoim doświadczeniu?
Może to zabrzmi mało wiarygodnie, ale niezależnie od branży i projektu jest to zawsze zbudowanie efektywnego zespołu. Interakcje międzyludzkie to kluczowy element wpływający na złożoność projektu, a złożoność z kolei wpływa na jego ryzykowność. Jak pokazują badania najtrudniej jest zarządzać tzw. złożonością socjo-polityczną, natomiast szkolenia z zarządzania projektami głównie kładą nacisk na tzw. złożoność strukturalną (procesy i narzędzia)!
Która metodyka zarządzania projektami jest dla Ciebie najważniejszym narzędziem w codziennej pracy?
Odpowiem przekornie, to zależy od sytuacji.
Nie ma najlepszej metodyki, natomiast może być najskuteczniejsza w danej sytuacji.
Od wielu lat stosuje dość elastyczne metodyki oparte o standard PMI (PMBoK®), a od kilku lat łącze je z podejściami zwinnymi i właśnie takim hybrydowym ramom pracy w projekcie (połączenie tradycyjnych i zwinnych) wróżę przyszłość.
Jak przełożyć różnice kulturowe na wartość projektów i rozwój tworzących je zespołów?
Jestem zwolenniczką różnorodności w zespołach projektowych.
Różnorodny zespół ma szersze perspektywy, jest bardziej kreatywny, a kreatywność wpływa na innowacyjność.
A dziś nie możemy polegać na dotychczasowych rozwiązaniach, bo jeśli to nie my będziemy zmieniać zasady gry, to ktoś inny za nas to zrobi.
W jaki sposób poszerzać swoje umiejętności i wiedzę o tym jak efektywnie zarządzać projektami w stale zmieniającym się otoczeniu?
Jak w każdym innym przypadku proponuję definiowanie celów rozwoju osobistego (początek roku to dobry czas aby postawić sobie cele na ten rok) zgodnie z modelem 70/20/10.
Najszybciej uczymy się w działaniu (70%), następnie od innych (20%), a tylko 10% uczestnicząc w szkoleniach.
Zainteresowanych zapraszam na mój blog, gdzie podpowiadam jak zdefiniować swój cel, żeby był SMART.
Uczestniczysz w wielu spotkaniach branżowych dotyczących Project management oraz środowiska innowacji i nowych technologii. Jako praktyk networkingu, jak oceniasz budowę relacji poprzez takie spotkania? Czy pozwala to zwiększać skuteczność w działaniu jako PM ?
Jak najbardziej, to właśnie te 20% naszego rozwoju. Spotkania z praktykami, wymiana doświadczeń są bezcenne.
Bardzo często dzięki takim spotkaniom znajduję skuteczne, sprawdzone rozwiązania, czy też odpowiedzi na nurtujące mnie pytania, a dodatkowo nie ma lepszej okazji do naładowania akumulatorów i inspiracji jak networking z ludźmi, których łączy pasja.
Gdybyś miała podać jedną cechą bycia człowiekiem „iSmart ” co nią byłoby?
Człowiek „iSmart” to człowiek otwarty na eksperymentowanie, więc zachęcam do próbowania nowych rozwiązań, nawet gdy wszyscy dookoła pukają się w głowę 🙂
