Tomasz Żukowski: Zmiana – jedyna stała zmienna w projektach IT

Tomasz Żukowski

Wybrać najlepiej zarządzany projekt w Polsce to nie lada sztuka.

To wyzwanie co roku od 2007 roku podejmuje organizacja IPMA Polska (International Project Management Association), która ocenia jakość zarządzania projektami w zespołach projektowych z całej Polski po to by pomagać organizacjom podnosić jakość w zarządzaniu projektami. Wybrane w wyniku prowadzonej procedury konkursowej projekty i najlepiej ocenione zespoły otrzymują nagrodę Polish Project Excellence Award.

Nagroda ta podkreśla także efekty stosowania właściwych metodyk zarządzania projektami oraz służy realizacji odpowiedniej reakcji na zmiany zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz organizacji.

Podczas trwania procedury konkursowej projekty oceniane są przez zespół doświadczonych asesorów, którzy wizytują wszystkie firmy zgłaszające projekty i weryfikują dane, nominując do nagrody jedynie 3 projekty w kraju.

Do finałowej trójki wybrano najlepsze praktyki w zarządzaniu projektami, które realizowane są w firmach: Allegro.pl i Digital Technology International Polska i Nearshoring Solutions, w ramach której wyróżniono projekt pod nazwą „BART”. Spółka ta posiadająca holenderskie korzenie zajmuje się tworzeniem aplikacji webowych (w tym na urządzenia mobilne) oraz specjalizuje się w konsultingu i optymalizacji procesów biznesowych. Firma od 6 lat swoją siedzibę ma siedzibę w Gdańsku, obecnie w gdańskim inkubatorze przedsiębiorczości „Starter”.

Zapraszam do rozmowy z jednym z wyróżnionych project managerów – Tomaszem Żukowskim z Nearshoring Solutions.

Monika Bogdanowicz: Jakie to uczucie otrzymać takie wyróżnienie? Jak się Pan czuje jako jeden z 3 kierujących najlepiej zarządzanym projektem w Polsce?

Tomasz Żukowski: To bardzo przyjemne uczucie stanąć razem z takimi firmami w jednej linii i usłyszeć potwierdzenie, że praca którą w Nearshoring robimy jest oceniana jako jedna z najlepszych w Polsce.
Dodaje to skrzydeł i utwierdza że droga, którą staramy się prowadzić projekty jest dobra i trzeba dalej nią iść.

Grono finalistów nie było znane do samego ogłoszenia wyników i tym większe było moje zdziwienie jak na scenie pojawiały się takie marki na DTI i Allegro – dobrze to wróży na kolejne projekty w naszej firmie.

Państwa firma to 50-osobowy zespół , a nie duża korporacja. Pana zdaniem mniejszy ma łatwiej czy trudniej w realizacji projektów w branży IT. 

Faktycznie, jesteśmy firmą z 50-osobowym bardzo zgranym i dynamicznym zespołem i staramy się uciekać od określenia „korporacja”, nawet mini.

Moim zdaniem dzięki właśnie tej ucieczce od korporacji i dynamizmowi jest nam zdecydowanie łatwiej w trakcie samej realizacji projektu.

Potrafimy szybko reagować na zmiany w projektach, które są jedyną wiadomą podczas ich realizacji, potrafimy szybko uruchomić realizację projektu, przy ewentualnej konieczności szybko uruchomić rezerwy zasobowe.

Te wszystkie cechy organizacji baaaardzo pomagają w trakcie realizacji projektów i tego staramy się trzymać.

Co według Pana przyczyniło się do Waszego sukcesu? Jakie metodyki stosujecie w firmie a jakie konkretnie w wyróżnionym projekcie?

Chyba największym najważniejszym elementem, który przyczynił się do sukcesu, była determinacja zespołu do dostarczenia klientowi najlepszego rozwiązania jakie jesteśmy w stanie w wyznaczonym czasie i za zaoferowaną kwotę przygotować.

Klienta stawiamy na pierwszy miejscu realizując projekt co pozwala nam lepiej zrozumieć jego potrzeby a co potem przekłada się na jego zadowolenie. Należy tu pamiętać o tym że projekt to ludzie, którzy go realizują, bez takiego zespołu i ich nastawienia zaangażowania współpracy i odpowiedzialności nie udałoby się nam zrealizować tego projektu.

W ramach projektu mocno posiłkowaliśmy się nowymi i coraz bardziej popularnymi metodykami zwinnymi SCRUM, co pozwalało nam szybko reagować na potrzeby klienta, ale również nie wykonywać zbędnych prac, które czasami również powodują problemy w projektach.

 Proszę przedstawić główny cel projektu „BART”, krótką historię jego powstania oraz zarys realizacji.

Głównym celem projektu było zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności operacyjnej naszego klienta w zakresie likwidacji szkód.

Po kilku miesiącach pracy systemu możemy potwierdzić na twardych liczbach i wykresach, jak do tego doprowadziliśmy.
Wszystko zaczęło się o potrzeby biznesowej która była głównym celem projektu, nasz klient DEKRA – globalna firma zatrudniająca ponad 22000 osób na całym świecie bardzo prężnie poszukuje innowacji i ciągle się doskonali.

Również środowisko, w którym pracują ci wszyscy ludzie musi ewaluować i dynamicznie się dostosowywać zgodnie z wprowadzanymi innowacjami i w tym miejscu była nasza rola aby zaproponować i dostarczyć system IT umożliwiający skrócenie oraz uproszczenie procesu zgłaszania szkody.

Mieliśmy również za zadanie zmniejszenie obciążenia osób zaangażowanych w proces, co bardzo szybko można przełożyć na oszczędności.

System powstał na bazie wiedzy eksperckiej zgromadzonej w DEKRZE i jest jej uzupełnieniem albo inaczej mówiąc wiedza ta została wtłoczona w system i pozwala na „korzystanie” z niej przez końcowych użytkowników, co w znaczący sposób usprawnia procesy wewnątrz organizacji klienta.

Pierwsze rozmowy zaczęły się w 2009 roku potem przez kilka miesięcy wizja produktu, który DEKRA mogła oferować swoim klientom.

Następnie otrzymaliśmy zlecenie na finalną realizację pierwszej fazy projektu, w której mieliśmy za zadanie stworzyć sam system bez integracji go z systemami klientów DEKRY.

Kolejną fazą/projektem była sama integracja powstałego systemu z systemami firm ubezpieczeniowych korzystających z usług DEKRY.

Właśnie jesteśmy po wdrożeniu tego projektu i obserwujemy jak system pracuje i jak możemy go jeszcze rozwijać. Zaproponowaliśmy już kolejną fazę rozwoju systemu DEKRZE co pozwoli na uatrakcyjnienie ich produktu i usługi oferowanej jej klientom.

Jesteśmy pełni pozytywnych myśli co do przyszłości tego systemu.

Praca Project Managera to nieustanne zmaganie się z różnymi zmiennymi, którym podlegają firmy. Co było największym wyzwaniem dla Pana w tym wyróżnionym projekcie?

To trudne pytanie, bo prowadzenie projektów to już jest wyzwanie.

Jak wspomniałem wcześniej, w projektach jedyną rzeczą wiadomą i pewną, jest to iż będą w nich zmiany, reszta jest nie do przewidzenia w 100 %.

Możemy planować i starać się realizować projekt zgodnie z planem, ale ciągle zmieniający się świat dookoła ciągle próbuje nam wpłynąć na nasze plany i oczekiwane rezultaty.

W tym projekcie największym wyzwaniem była komunikacja w tak złożonym krajobrazie interesariuszy, do tego w większości prowadzona w języku angielskim – w większości dlatego gdyż czasem w ferworze prac otrzymywaliśmy sporo informacji po holendersku co czasem sprawiało pewne zamieszanie :-).

Widać po zakończeniu projektu, że świetnie sobie daliśmy z tym radę.

Proszę przedstawić swój zespół i główne kompetencje niezbędne do realizacji tego typu projektów

Zespół jest zbiorem wybitnych ludzi i jestem z nich bardzo dumny.

Bez nich, uważam, ten projekt nie potoczyłby się tak dobrze i sprawnie, to dzięki nim jesteśmy bardzo pozytywnie odbierani przez klienta.

Przy budowaniu zespołu w głównej mierze skupiamy się na umiejętnościach językowych, bo komunikacja to najważniejsza rzecz w projekcie, wiedza merytoryczna jest również ważna, ale w tym przypadku budowaliśmy system od tzw. białej kartki więc skupialiśmy się na wiedzy technicznej.

Zespół w trakcie realizacji projektu również musiał rozwinąć swoją wiedzę, ponieważ częściowo wykorzystywaliśmy nieznaną dla nas technologię.

Jakiego typu kwalifikacje są niezbędne w pełnieniu Pana roli jako PM? Które cechy uważa Pan za kluczowe aby zespół mógł z sukcesem spełniać oczekiwania klientów?

Które moje kwalifikacje są niezbędne mógłbym zgadywać ale powiem, które wg mnie pomogły mi w trakcie realizacji tego właśnie projektu.
Myślę, iż kluczowe było moje doświadczenie, które nabyłem pracując nad projektami u dwóch poprzednich moich pracodawców, a także spojrzenie na projekt z zewnątrz.

Staram się oceniać projekt i naszą pracę z punktu widzenia klienta co pozwala znajdować rozwiązania bardziej mu odpowiadające. Bardzo ważne jest także zaufanie do osób w zespole, klienta i przełożonych – to pozwala bardziej skupić się na zadaniach i wyzwaniach.
Te same cechy przekładają się na cały zespół no może dodam jeszcze jedną jaką jest sumienność, która pozwalała na zachowanie wysokiej jakości naszej pracy – to chyba te najważniejsze cechy czy kompetencje jakie umożliwiły nam znalezienie się w finale.

Temat jakości w projekcie to szerokie zagadnienie. Jak Wam się udaje motywować ludzi do współpracy aby osiągać takie wysokie standardy pracy?

Tu chyba nie chodzi o samą motywację jeżeli mówimy o jakości – jakość trzeba sobie wypracować przez standardy, procesy, dobre praktyki, dzielenie się wiedzą.

W Nearshoring Solutions mamy to wszystko ustandaryzowane i wypracowane (potwierdził to audyt IPMA) więc jest nam łatwiej. Jeśli mówimy o motywowaniu to chyba zagadnienie jest tak rozległe i powstało na ten temat tyle książek że nic tylko korzystać z tej wiedzy, mogę jedynie dodać że zespół bardzo dobrze rozumiał był świadomy tego, jaką renomę i pozycję ten projekt może przynieść nam jako firmie i później im jako pracownikom.

Projekt bardzo podniósł nasz prestiż na rynku holenderskim (i nie tylko!), co pozwala nam patrzeć w przyszłość z wielkimi nadziejami

Skąd czerpie Pan inspiracje do podejmowania nowych wyzwań w swojej pracy?

Każdy projekt to kolejne doświadczenie, kolejne osoby do poznania, kolejne decyzje do podjęcia.

Jestem trochę jak żeglarz, który płynie w jakieś miejsce na ziemi i powoli z wyspy na wyspę zbliża się do celu i tak staram się przez projekty zbliżać do kolejnego etapu mojej podróży.

To jest inspirujące widzieć i być świadomym kolejnych kroków.

W konkursie organizowanym przez stowarzyszenie IPMA brali Państwo udział po raz pierwszy. Czy poleca Pan udział innym firmom i PM taki niezależny audyt? Poza możliwością zdobycia doświadczenia i analizy wyników swojej pracy na tle innych firm, dlaczego warto brać udział w tym konkursie w kolejnych edycjach?

Tak, w pełni polecam wzięcie udziału w takim projekcie jak konkurs Polish Project Excellence Award.

Z pełną świadomością mówię projekcie, bo sama organizacja takiego konkursu to też projekt.

Dzięki niemu pozwalamy sobie na kolejną naukę.

Może to zabrzmiało dziwnie, ale w dzisiejszych czasach bardzo ważnym jest uzyskanie oceny projektu czy organizacji przez niezależną stroną – w tym przypadku asesorów IPMA, którzy po konkursie przygotowują raport z assesmentu i pokazują nam w jakich aspektach prowadzenia projektu jesteśmy dobrzy a w jakich bardzo dobrzy.

A dlaczego warto? Dla budowania wizerunku firmy, bycia lepszym jako manager i pracownik, dla poznania ciekawych ludzi z branży. A może też, by zaspokoić te odrobinę próżności, stojąc na podium? 😉

Skomentuj jako pierwszy

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.