Małgorzata Kusyk: Komunikacja dobrze zaprojektowana

Małgorzata Kusyk

Dlaczego jest nam tak trudno efektywnie się komunikować?

Małgorzata Kusyk: To prawda, nieodpowiednia komunikacja lub jej brak to jedna z najczęstszych przyczyn problemów w projektach i nie tylko.

Brak porozumienia nie wynika wcale z naszej niechęci, ale raczej zrozumienia tego samego komunikatu w różny sposób.

Często interpretujemy to co ktoś chciał nam przekazać przez pryzmat naszych doświadczeń i zamiast dopytać, zakładamy pewne rzeczy.

To co dla nas jest oczywiste i normalne nie musi być przecież tak samo oczywiste dla drugiej osoby, a o normalności już nie wspomnę, bo co to znaczy „normalne”?

Z drugiej strony nie wysilamy się też, aby to co chcemy powiedzieć zostało zrozumiane.

Wystarczy jasno i konkretnie sformułować komunikat i upewnić się czy druga strona go zrozumiała.

A jak zaplanować zarządzanie komunikacją w złożonych projektach np. IT? Tam często widać jak na dłoni problemy – braku efektywnego porozumienia.

W projektach dodatkowo trzeba zadbać o zaplanowanie komunikacji we wszystkich kierunkach: na zewnątrz i wewnątrz; pionowo – w górę i w dół struktur organizacji oraz poziomo – wewnątrz zespołu projektowego.

Osobiście uważam, że nie ma skuteczniejszego narzędzia jak wspólnie wypracowany, dostosowany do indywidualnych potrzeb wszystkich interesariuszy – Plan Komunikacji.

Stosuje go nie tylko w projektach, ale również w planowaniu komunikacji w zespołach biznesowych, czy lokalnych grupach społecznościowych, np. PMI Gdańsk Branch.

Wszystkich zainteresowanych usprawnieniem komunikacji w zespołach projektowych zapraszam do lektury mojego artykułu na ten temat, który ukazał się w czwartym numerze magazynu Zarządzanie Projektami.

Projekty to Twoja pasja. Jaki projekt był tym kluczowym, który zdecydował o tym, że stało się to Twoją profesją?

Moja przygoda z zarządzaniem projektami zaczęła się 16 lat temu w Ericssonie.

Pewnie mało osób już dziś pamięta czasy bez telefonów komórkowych, ale to właśnie wtedy, zespół, którego byłam członkiem budował sieć telefonii komórkowej dla Polskiej Telefonii Cyfrowej ERA i to właśnie ERA była pierwszym operatorem, który ogłosił zasięg w całej Polsce – nawet pamiętam tę historyczną liczbę pierwszych 460 stacji.

Dobrze też pamiętam jak wszyscy byliśmy dumni, z tego, że jesteśmy częścią tej historycznej chwili.

Po trzech latach pracy w tym wyjątkowym zespole znalazłam sobie swój pierwszy projekt.

To nie pomyłka, znalazłam, a nie dostałam, bo proaktywność to cecha Project Managera!

Był problem, a ja miałam pomysł na jego rozwiązanie, dobre relacje z klientem i ludźmi, którzy chcieli ze mną pracować i tak zostałam liderem tego projektu.
Znalazłaś rozwiązanie przez pro aktywne myślenie a przede wszystkim takie właśnie działanie i zbudowałaś jednocześnie swój zespół!
Sukces tego pierwszego projektu uświadomił mi, że praca projektowa sprawia mi frajdę i chcę to robić w przyszłości.

Wtedy też narodziła się moja pasja do projektów, a właściwie do ludzi, bo projekty to ludzie i nic mnie tak nie motywuję jak wspólne osiąganie wielkich celów, bo w zespole jestem w stanie zrobić dużo więcej niż jako jednostka (T.E.A.M = Together Everyone Achieves More).

Co stanowi największe wyzwanie w realizacji projektów z obszaru IT i nowych technologii z którym się spotkałaś w swoim doświadczeniu?

Może to zabrzmi mało wiarygodnie, ale niezależnie od branży i projektu jest to zawsze zbudowanie efektywnego zespołu. Interakcje międzyludzkie to kluczowy element wpływający na złożoność projektu, a złożoność z kolei wpływa na jego ryzykowność. Jak pokazują badania najtrudniej jest zarządzać tzw. złożonością socjo-polityczną, natomiast szkolenia z zarządzania projektami głównie kładą nacisk na tzw. złożoność strukturalną (procesy i narzędzia)!

Która metodyka zarządzania projektami jest dla Ciebie najważniejszym narzędziem w codziennej pracy?

Odpowiem przekornie, to zależy od sytuacji.

Nie ma najlepszej metodyki, natomiast może być najskuteczniejsza w danej sytuacji.

Od wielu lat stosuje dość elastyczne metodyki oparte o standard PMI (PMBoK®), a od kilku lat łącze je z podejściami zwinnymi i właśnie takim hybrydowym ramom pracy w projekcie (połączenie tradycyjnych i zwinnych) wróżę przyszłość.

Jak przełożyć różnice kulturowe na wartość projektów i rozwój tworzących je zespołów?

Jestem zwolenniczką różnorodności w zespołach projektowych.

Różnorodny zespół ma szersze perspektywy, jest bardziej kreatywny, a kreatywność wpływa na innowacyjność.

A dziś nie możemy polegać na dotychczasowych rozwiązaniach, bo jeśli to nie my będziemy zmieniać zasady gry, to ktoś inny za nas to zrobi.

W jaki sposób poszerzać swoje umiejętności i wiedzę o tym jak efektywnie zarządzać projektami w stale zmieniającym się otoczeniu?

Jak w każdym innym przypadku proponuję definiowanie celów rozwoju osobistego (początek roku to dobry czas aby postawić sobie cele na ten rok) zgodnie z modelem 70/20/10.

Najszybciej uczymy się w działaniu (70%), następnie od innych (20%), a tylko 10% uczestnicząc w szkoleniach.

Zainteresowanych zapraszam na mój blog, gdzie podpowiadam jak zdefiniować swój cel, żeby był SMART.

Uczestniczysz w wielu spotkaniach branżowych dotyczących Project management oraz środowiska innowacji i nowych technologii. Jako praktyk networkingu, jak oceniasz budowę relacji poprzez takie spotkania? Czy pozwala to zwiększać skuteczność w działaniu jako PM ?

Jak najbardziej, to właśnie te 20% naszego rozwoju. Spotkania z praktykami, wymiana doświadczeń są bezcenne.

Bardzo często dzięki takim spotkaniom znajduję skuteczne, sprawdzone rozwiązania, czy też odpowiedzi na nurtujące mnie pytania, a dodatkowo nie ma lepszej okazji do naładowania akumulatorów i inspiracji jak networking z ludźmi, których łączy pasja.

Gdybyś miała podać jedną cechą bycia człowiekiem „iSmart ” co nią byłoby?

Człowiek „iSmart” to człowiek otwarty na eksperymentowanie, więc zachęcam do próbowania nowych rozwiązań, nawet gdy wszyscy dookoła pukają się w głowę 🙂

* Małgorzata Kusyk – PMP, od 13 lat z pasją i zaangażowaniem skutecznie zarządza projektami i zespołami projektowymi w Europie, Azji i Ameryce. Obecnie partner zarządzający nowoczesnego biura zarządzania projektami AgilePMO (www.agilepmo.pl) oraz odpowiedzialna za strategiczne projekty i programy firmy Thomson Reuters. Jest też mentorem, wykładowcą akademickim, trenerem (partner The Project from Hell), autorem metodyk i szkoleń z zakresu zarządzania projektami, w których łączy podejścia zwinne z tradycyjnymi. Oprócz Agile interesuje ją zarządzanie ryzykiem i budowanie wielokulturowych, wirtualnych zespołów. Od kilku lat aktywnie działa w PMI, obecnie jako Dyrektor Zarządzająca gdańskiego oddziału oraz przedstawicielka PMI Educational Foundation w Polsce. W wolnych chwilach prowadzi blog.

Skomentuj jako pierwszy

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.